In der Welt der Lagerverwaltungssysteme ist SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) ein bewährtes Tool, das Unternehmen hilft, ihre Logistikprozesse zu optimieren. Doch wie bei jedem großen IT-Projekt ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich.
Ein Lastenheft bildet dabei die Grundlage für ein erfolgreiches SAP EWM-Projekt. In diesem Artikel beleuchten wir, warum ein Lastenheft so wichtig ist, wie Sie es erstellen, und welche Kosten dabei entstehen.
1. Warum sollte für ein SAP EWM-Projekt ein Lastenheft erstellt werden?
Ein Lastenheft definiert die Anforderungen und Erwartungen eines Unternehmens an ein geplantes IT-System. Für ein SAP EWM-Projekt erfüllt es mehrere zentrale Funktionen:
- Klarheit und Struktur: Das Lastenheft stellt sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über die Ziele des Projekts haben.
- Prozess- und Leistungsverständnis schaffen: Während der Erstellung werden die Prozesse unter der Beteiligung der Mitarbeiter definiert, dies schafft auch bei den Mitarbeitern Klarheit. Die Aussage „Das haben wir schon immer so gemacht.“, sollte immer wieder hinterfragt werden. Ziel ist es, jedem Mitarbeiter bewusst zu machen, was in einem SAP-Einführungsprojekt für Optimierungspotentiale stecken.
- Basis für Ausschreibungen und Angebote: Dienstleister können auf Grundlage des Lastenhefts fundierte Angebote erstellen.
- Risikominimierung: Durch die präzise Dokumentation der Anforderungen werden Missverständnisse und Fehlentwicklungen vermieden.
- Nachverfolgbarkeit: Im nächsten Schritt – der Pflichtenhefterstellung – dient das Lastenheft als Referenzdokument, um die Einhaltung der definierten Anforderungen sicherzustellen.

2. Herangehensweise
Die Erstellung eines Lastenhefts erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Die folgenden Schritte haben sich bewährt:
- Bedarfsanalyse: Analysieren Sie die aktuellen Prozesse in Ihrem Lager und identifizieren Sie Optimierungspotenziale. Hierbei sollte immer wieder hinterfragt werden, ob alle Prozesse noch zeitgemäß sind.
- Stakeholder einbeziehen: Binden Sie alle relevanten Abteilungen wie Logistik, IT und Controlling ein, um umfassende Anforderungen zu erfassen.
- Anforderungen dokumentieren: Beschreiben Sie sowohl funktionale (z. B. Wareneingang, Kommissionierung) als auch nicht-funktionale Anforderungen (z. B. Performance, Skalierbarkeit).
- Priorisierung: Ordnen Sie den Anforderungen Prioritäten zu, um die Umsetzung effizient zu planen.
- Abstimmung: Stimmen Sie das Lastenheft mit allen Beteiligten ab, bevor es finalisiert wird.
3. Kosten
Die Erstellung eines Lastenhefts ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der sich jedoch langfristig auszahlt. Typische Kostenfaktoren sind:
- Interner Aufwand: Die Zeit der Mitarbeitenden, die in Workshops und der Dokumentation investieren.
- Externe Beratung: Bei Bedarf können erfahrene Berater hinzugezogen werden, um die Erstellung zu unterstützen. Ich empfehle unbedingt, die Prozesse „von außen“ überprüfen zu lassen, um hier schon Optimierungspotentiale aufzeigen zu können. Dieses Vorgehen spart viel Zeit und Geld in der Implementierungsphase und nach Go-Live.
- Tooling: Software für die Dokumentation und Verwaltung des Lastenhefts.
Die Gesamtkosten hängen stark von der Projektgröße und der Komplexität der Anforderungen ab. In der Regel liegen sie jedoch weit unter den Kosten, die durch spätere Fehlentwicklungen entstehen könnten.
4. Fazit
Ein detailliertes Lastenheft ist ein unverzichtbares Werkzeug für ein erfolgreiches SAP EWM-Projekt. Es sorgt für Klarheit, minimiert Risiken und legt die Grundlage für eine reibungslose Implementierung. Unternehmen, die diesen Schritt ernst nehmen, investieren in die Nachhaltigkeit und Effizienz ihrer Logistikprozesse.
Wir bei PRECOGIT unterstützen Sie gerne bei der Erstellung des Lastenhefts und beraten Sie – auch technologie- und anbieteroffen – bei der Entscheidung für Ihr neues Lagerverwaltungssystem.